MENAMPILKAN GAMBAR DALAM DOKUMEN MAIL MERGE

Tutorial  membuat dokumen Mail Merge dengan data berupa teks atau numerik (bilangan)  telah penulis bahas (lihat Pemanfaatan MS. Word pada Daftar Isi). Topik pembahasan  dalam artikel ini yaitu:  membuat dokumen  Mail Merge  selain memuat data berupa teks atau bilangan , juga berisi data  berupa gambar/photo.

Seperti kita ketahui dalam file  Mail Merge secara garis besar terdiri dua file yang saling berhubungan yaitu: file dokumen utama dan file sumber data (Data Source). File dokumen utama dibuat dengan MS. Word dan file sumber data dapat dibuat dengan MS. Excel atau MS. Access.

Bagaimana langkah-langkah membuat dokumen  Mail Merge  yang menampilkan data  berupa gambar/photo? Simak uraian berikut:

Contoh sederhana misalkan kita akan membuat dokumen Mail Merge dalam bentuk tabel  terdiri dari 3 kolom dengan  nama Field yaitu: No, Nama, dan Photo.

Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan:

1. Mengelola Folder Penyimpanan Dokumen

Buatlah  folder baru  misalkan dengan nama DOKUMEN-SAYA di root directory D:

Langkahnya: klik Windows Explorer >klik kanan root directori D: >klik New > klik Folder  beri nama lalu [Enter].

Dengan prosedur yang sama, buat subfolder dari folder DOKUMEN- SAYA dengan nama  PHOTO.

Hal ini dilakukan tujuannya selain agar memudahkan dalam pencarian dokumen utama dan file data yang sudah dibuat, juga agar dokumen utama dan file data berada dalam satu folder, sehingga  seandainya dokumen Mail Merge ini disalin pada komputer lain cukup Copy satu folder saja, kemudian  Paste atau tempatkan pada root directory yang sama yaitu D:

Kenapa harus seperti itu? Anda akan memahaminya setelah menyimak bagian III.

1. Menyiapkan gambar/photo yang akan disisipkan atau ditampilkan.

Terlebih dahulu sunting (Edit) setiap file photo yang akan ditampilkan, sebaiknya resize dengan ukuran yang sama, misalnya ukuran 2×3 cm = 236 x 354 pixel, ukuran 3×4 cm = 354 x 472 pixel   lalu  save as  beri nama misalkan;  photo-1.jpg , photo-2.jpg  dan photo-3.jpg  dst. Kemudian simpan  di dalam satu folder PHOTO (nama folder  yang sudah dibuat di awal).

Kita dapat menyunting photo dengan  program aplikasi  photo editor seperti  ACDSee , PhotoScape  dan  yang lainnya.

III.  Membuat File Sumber Data (Data Source)

Buatlah file sumber data dengan MS. Excel atau MS. Accses terdiri dari 3 Field (sesuai keperluan anda). Agar  memudahkan dan lebih  familiar kita gunakan  MS. Excel  sebagai  sumber datanya.

Jalankan  MS. Excel maka satu sheet-1 terbuka , kemudian pada cell A1 ketik No., cell B1 ketik NAMA, dan cell C1 ketik PHOTO .

Selanjutnya  untuk Filed No. berisi record 1, 2, 3, 4 dan  untuk Field NAMA berisi record nama yang sesuai dengan nama-nama yang sesuai dengan photo yang akan ditampilkan, sedangkan untuk Field PHOTO berisi  nama file photo berikut  extention-nya (.jpg) lengkap dengan path di mana lokasi file photo tersebut berada.

Sesuai pengelolaan folder di atas, maka kita ketik “ D:\DOKUMEN-SAYA\PHOTO\photo-1.jpg”

Untuk lebih jelas dapat di lihat hasil screenshot  sheet1 pada MS. Excel seperti berikut:

Untuk diperhatikan record yang termasuk field PHOTO penulisan path  yaitu: root directory, nama folder , subfolder, dan nama file harus tepat sama dalam penggunaan huruf kapital atau huruf kecil.

Selanjutnya  anda simpan (save ) di dalam  folder  DOKUMEN-SAYA dengan nama  misalkan,  Sumber Data Latihan-1  > lalu  OK.

Kemudian Exit (keluar) dari  MS. Excel !

Sampai di sini membuat file sumber data selesai, sederhana bukan?!

1. Membuat Dokumen Utama

Jalankan  MS. Word,  sesuai contoh kita buat table terdiri dari 2 baris  dan 3 kolom  , seperti berikut:

Kemudian  save  di dalam folder  DOKUMEN-SAYA> beri nama Latihan-1 > lalu OK.

*Peringatan: Jangan coba membuat frame-nya dengan Text Box !! Gambar tidak bisa ditampilkan (karena Text Box termasuk Objek berupa picture)

1. Menggabungkan Dokumen Utama dan File Sumber Data

Dalam keadaan  file Dokumen Utama terbuka yaitu file Latihan-1, langkah selanjutnya menggabungkan atau proses Mail Merge  file Latihan-1 dengan file Sumber Data Latihan-1.

Langkah-langkahnya:

1. Proses  Mail Merge

Klik Menu Maillings > klik Start Mail Merge > klik Step by step Mail Merge Wizart…,  selanjutnya di sebelah kanan  terbuka jendela panduan Mail Merge.  Selanjutnya perhatikan:

Type dokumen : Letters

> klik Next : Starting document : use the current document (karena kita akan menggunakan dokumen (Latihan-1) yang sedang aktif dibuka).

> klik Next : Select recipients >klik  Browse …       

> klik  D >klik DOKUMEN-SAYA> klik  file  Ms. Excel  dengan nama Sumber Data Latihan-1 > klik  Sheet 1 > klik OK. > klik OK.

Selanjutnya, klik  Next : Write your letter (lewati saja karena sudah)

klik  Next  2x hingga Mail Merge Compelete.

Proses Mail Merge Complete artinya,  Dokumen utama Latihan-1 telah terhubung dengan file Sumber Data Latihan-1 dengan kata lain dokumen Latihan-1 dapat mengakses data dari file  Sumber Data Latihan-1.

2. Proses Insert  Merge Field

Proses menyisipkan  field-field  yang  ada dalam file  Sumber Data Latihan-1 (hanya terdiri dari 3 field  yaitu: NO, NAMA, dan, PHOTO). Berikut langkah-langkahnya:

• Tempatkan kursor pada cell kolom No. ,lalu klik  menu dropdown Insert  Merge Field > klik  field NO
• Tempatkan kursor pada cell kolom NAMA  > klik  field NAMA

• Untuk menampilkan PHOTO pada kolom PHOTO Tabel, langkahnya sebagai berikut:

1. Tempatkan kursor pada kolom Photo
2. Tekan Alt+ F9 , maka  tampil  Field Codes (kode-kode Field)
3. Tekan Ctrl+ F9 , (untuk menyisipkan sebuah  Field  kosong), maka tampak sepasang kurung kurawal tebal (Bold) ,  {   }

Di dalam kurung kurawal tersebut ketikkan teks berikut : INCLUDEPICTURE  \d

Selanjutnya tempatkan kursor  di akhir  teks “INCLUDEPICTURE”

4. Tekan Ctrl+ F9 , (untuk menyisipkan sebuah  Field  kosong lagi). Di dalam kurung kurawal tersebut ketikkan : IF TRUE.
5. Tempatkan kursor di akhir teks  IF TRUE  > Klik  Menu Insert Merge Field> klik  Field  PHOTO,  maka  secara lengkap  Field Codes  seperti beriku:

      { INCLUDEPICTURE  { IF TRUE  { MERGEFIELD PHOTO } } \d}

6. Tekan F9  (untuk update Field).
7. Tekan Alt+ F9 (untuk menampilkan kembali  hasil tampilannya)
8. Klik tab Mailings > klik Preview Result>  Klik Next Record, untuk melihat tampilan setiap record .

Keterangan:

Ctrl + F9  : shortcut  untuk menyisipkan satu  Field Kosong {  }

Alt + F9  : shortcut swicth (penggantian)  antara  hasil dan  Field Code

F9  :  shortcut  Update Field Code.

\d :  swicth  yang berfungsi agar data grafik/photo tidak tersimpan dalam dokumen utama, sehingga mengurangi ukuran file dokumen utama (karena ukuran file gambar umumnya cukup besar), sehingga mempercepat proses openning file dokumen utama.

IF TRUE : Field Code yang berfungsi mengevaluasi jika kondisi record benar, maka record dari field yang sesuai ditampilkan dengan tepat. Dengan kata lain bertujuan agar photo/gambar yang ditampilkan tepat sesuai dengan namanya.

Hasil  screenshot  kode-kode  Field (Field Codes)  yang kita sisipkan seperti berikut:

Tekan  Alt+ F9

Tampak Preview Result (tampilan hasilnya) seperti berikut:

Klik  Next Record, maka  tampilan record ke-2, ke-3  dan ke-4 seperti berikut:

1. Membuka Dokumen Utama (Mail Merge)

Jalankan MS. Word , kemudian  Open  file  Latihan-1 tersebut, atau langsung double click file Latihan-1.

Saat proses  openning  sebelum  file  Latihan-1 tersebut  terbuka secara utuh, tampil kotak dialog berikut :

Klik  Yes  (karena  data dari database yang sudah dibuat akan ditempatkan dalam dokumen ini)

VII. Mencetak Dokumen Mail Merge

Prosedur mencetak dokumen Mail Merge sedikit berbeda dengan dokumen biasa. Setelah  dokumen Mail Merge  dibuka, selanjutnya klik  Tab Mailings > klik  menu dropdown  Finish & Merge > klik Print Documents…  , maka muncul  kotak dialog Merge to Printer.  (atau tekan : Alt +Shift +M).

Terdapat  3 opsi pencetakkan yang disediakan, yaitu:

All  berarti perintah mencetak semua record.

Current record  berarti perintah mencetak record yang sedang ditampilkan.

From … To … berarti mencetak record tertentu sebanyak yang kita akan cetak (sesuai keperluan) > klik  OK, maka muncul kotak dialog Print :

Pada opsi Page range, isi  Pages : 1 (jika dokumen utama hanya 1 halaman) > klik OK.

Dokumen Mail Merge menyajikan satu format dokumen dengan data yang beragam.

Menampilkan gambar/photo dalam dokumen Mail Merge dapat dibuat dalam MS. Office 2007, 2010, atau 2013, karena penulis telah mempratikkannya di hadapan teman-teman sejawat.

Feature Mail Merge tepat digunakan  untuk membuat dokumen yang memuat photo siswa seperti Legger Raport, Ijazah, Katu Peserta Ujian, atau membuat Label untuk alat-alat Laboratorium IPA berikut gambarnya, atau  daftar inventaris buku perpustakaan berikut gambar kaper bukunya  dan sebagainya, jika kita mau memberdayakan keberadaan komputer di sekitar kita…

Semoga dapat dipahami dan selamat mencoba…

Sumber:  MS. Word  2010  yang ada dikomputer kita, jika kita memahaminya dalam bahasa Inggris dan Forum Diskusi  MS. Office Word Dunia.

 

MENAMPILKAN GAMBAR DALAM DOKUMEN MAIL MERGE